Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Inhalte des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein Verarbeitungsverzeichnis muss folgende Inhalte (mit Beispieldaten) aufweisen:

Angaben zum Verantwortlichen, Anschrift, Vertretungsberechtigte Person (Name und Kontaktdaten)
Mustermax GmbH
Musterstr. 99
18173 Musterstadt
Geschäftsführerin: Ingelore Musterfrau
Tel. 076X7/123456-0
Email: i.musterfrau.@mustermax.de

Die Angaben zum Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden)
Datenschutzbeauftragter: Edward Muster
Email: datenschutz.@mustermax.de
Tel. 076X7/123456-1
Der Zweck der Verarbeitung
Zeiterfassung - Erfassung von Arbeits-, Anwesenheits-, Abwesenheits- und Urlaubszeiten
eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Arbeitszeiten, Urlaubszeiten, Krankheitstage
die Kategorien von Empfängern
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
Übermittlung in Drittländer
Keine
wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
Überstunden: 2 Jahre, Steuerrelevante Daten der Arbeitszeiterfassung werden nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) mindestens 10 Jahre gespeichert. Zum Ablauf des Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten gelöscht.
wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Siehe Datensicherheitskonzept

Wie genau so ein Verarbeitungsverzeichnis aussieht bleibt dabei Ihnen überlassen. Ich bin dabei ein großer Freund von Tabellen. Beispiel siehe hier ----->

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Art. 30 DSGVO Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

(1) Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Dieses Verzeichnis enthält sämtliche folgenden Angaben:

a) den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;

b) die Zwecke der Verarbeitung;

c) eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;

d) die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;

e) gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;

f) wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;

g) wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1.

(2) Jeder Auftragsverarbeiter und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag eines Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, die Folgendes enthält:

a) den Namen und die Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters oder der Auftragsverarbeiter und jedes Verantwortlichen, in dessen Auftrag der Auftragsverarbeiter tätig ist, sowie gegebenenfalls des Vertreters des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;

b) die Kategorien von Verarbeitungen, die im Auftrag jedes Verantwortlichen durchgeführt werden;

c) gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;

d) wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1.

(3) Das in den Absätzen 1 und 2 genannte Verzeichnis ist schriftlich zu führen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann.

(4) Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter sowie gegebenenfalls der Vertreter des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters stellen der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis auf Anfrage zur Verfügung.

(5) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Pflichten gelten nicht für Unternehmen oder Einrichtungen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen, es sei denn die von ihnen vorgenommene Verarbeitung birgt ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, die Verarbeitung erfolgt nicht nur gelegentlich oder es erfolgt eine Verarbeitung besonderer Datenkategorien gemäß Artikel 9 Absatz 1 bzw. die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Artikels 10.

Beispiel eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten

Mustermax GmbH, Musterstr. 99 18173 Musterstadt Geschäftsführerin: Ingelore Musterfrau Tel. 076X7/123456-0 Email: i.musterfrau.@mustermax.de						Datenschutzbeauftragter: Edward Muster Email: datenschutz.@mustermax.de Tel. 076X7/123456-1
Bezeichnung der Verabeitung	Zwecke der Verarbeitung	Beschreibung der Kategorien personenbezogener Daten	Beschreibung der Kategorien betroffener Personen	Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden	Ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation	Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien	Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1 DSGVO	Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung	Verantwortliche Abteilung
Lohnbuchhaltung	Ermittlung von Lohn und Gehalt, Abrechnung und Auszahlung von Lohn und Gehalt	Vorname, Nachname, Titel, Anschrift (privat) Telefonnummer, Geburtsdatum, Familienstand, Angaben zu Angehörigen (z.B Kinder), Bankverbindung, Vertragsdaten, Sozialversicherungsdaten, Arbeitszeiten, Lohn- und Gehaltsdaten, Angaben zu Steuerklassen, Religionszugehörigkeit, Angaben zu Lohnpfändungen	Beschäftigte	Steuerberater, Wirtschaftsprüfer Sozialversicherungsstellen und Krankenkassen, Finanzverwaltung, Versicherer für betriebliche Altersversorgung, Personen mit Personalverantwortung, Unternehmensleitung	Keine	Überstunden: 2 Jahre, Steuerrelevante Daten der Arbeitszeiterfassung werden nach den Vorgaben der Abgabenordnung (AO) mindestens 10 Jahre gespeichert. Zum Ablauf des Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, werden die Daten gelöscht.	Siehe Datensicherheitskonzept	Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, § 26 BDSG n.F.	Buchhaltung Frau Mustermann

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